So wird's gemacht
Mit der Methode Kanban-Board Ideenmanagement werden Ideen für Verbesserungsvorschläge gesammelt und in der Umsetzung transparent visualisiert. Dabei ist die Zugänglichkeit für alle Beteiligten für einen partizipativen Ansatz wichtig. Ziel der Methode ist die Gestaltung eines digitalen oder analogen Boards für den Überblick laufender und abgeschlossener Veränderungsprozesse.
Das zugrunde liegende Kanban-Prinzip wird darüber hinaus in vielen Bereichen zur Visualisierung und Steuerung von Arbeitsprozessen eingesetzt. Durch die Einteilung von Aufgaben in verschiedene Bearbeitungsstufen lassen sich Arbeitsfortschritte nachvollziehen und Abläufe koordinieren.
Auf dem Kanban-Board werden verschiedene Stadien des Ideenmanagements durch Spalten dargestellt (z. B. Ideensammlung – in Planung – in Bearbeitung – erledigt).
Zunächst werden Ideen gesammelt, auf Kärtchen geschrieben und in die erste Spalte geklebt. Bei der Formulierung der Ideen empfiehlt es sich, auf das Format der User Story zurückzugreifen. Eine User Story definiert eine Idee über den Wunsch einer Rolle zu einem bestimmten Zweck (z. B. Als Elternteil [Rolle] wünsche ich mir eine App [Wunsch], um an Termine in der Kita erinnert zu werden [Zweck].)
Ideen, die zur Umsetzung ausgewählt wurden, durchlaufen im darauffolgenden die weiteren Spalten des Kanban-Boards, indem sie in die nächste Spalte geklebt werden. Bei Bedarf kann die Benennung der Spalten unternehmensspezifisch angepasst werden.
Das Kanban-Board kann digital (z. B. als Teil einer organisationsinternen Software) oder physisch (z. B. als Aushang im Büro) verwendet werden. Für ein digitales Kanban-Board eignen sich Tools wie WeKan (Open-Source) oder Microsoft Planner. Alternativ kann ein physisches Kanban-Board mit einer Pinnwand, Moderationskarten und Spaltenbeschriftungen im Büro gestaltet werden. Es sollte für die betreffenden Beschäftigten und Leitungskräfte zugänglich sein.
Dabei ist es notwendig, dass das Board von einem/einer Ideenmanager:in gepflegt wird. Diese Person koordiniert die Platzierung der Karten und ist gleichzeitig für die Planung, Bearbeitung und Evaluation der Veränderungsideen zuständig.
Tipp
Jede Idee, die Beschäftigte äußern, sollte wertgeschätzt werden - auch wenn eine Idee (zunächst) nicht weiterverfolgt werden kann. Darüber hinaus sollte jede:r Ideengeber:in ein Feedback zur Idee erhalten.